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【例文あり】面接関連のメールマナー 日程調整・内定辞退

【例文あり】面接関連のメールマナー 日程調整・内定辞退

この記事を読んで分かること

面接関連メールの種類と例文

この記事は8で読み終わります

専属ライターO
専属ライターO
【この記事の制作者】

日本交通グループに1年勤務、DSP(ディスパッチャー日本交通タクシー乗り場の管理)・新卒採用担当(新卒採用での説明会)の業務を行っていました。業界の実務経験を経た説得力ある記事作りに定評があります。

「面接関連メールの作り方を知りたい」
「参考になる例文はないのかな?」

このように面接関連のメールについて悩みを抱えていませんか?
企業との連絡に慣れていないと、メール作成の方法がわからず困ってしまいますよね。

この記事では、大手タクシー会社「日本交通」に勤めていた私から、面接関連メールの例文をシチュエーション別に8つご紹介・文章を作成する時のポイントも解説します。

最後まで読めば面接関連メールの作り方が必ずわかりますので、ぜひ参考にしてください。

面接関連メールの種類と例文

今回は以下5つのシチュエーション別に、例文をご紹介します。

・日程調整・変更
・面接のキャンセル・遅刻
・内定辞退
・内定承諾
・面接後のお礼

順に確認していきましょう。

種類:日程調整・変更

日程調整・変更を行うシチュエーションには、以下の3つが考えられます。

面接の候補日を提案された場合
こちらから候補日を提案する場合
日程変更を依頼する場合

それぞれについて、例文とメール作成のポイントをご紹介します。

例文:面接の候補日を提案された場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
〇〇と申します。

ご多忙の中、面接日程をご連絡いただきありがとうございました。
ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺いします。

〇月〇日(〇)〇〇時~

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。
————————————————
〇〇 〇〇(名前)
xxx-xxxx(郵便番号)
〇〇県〇〇市〇〇(住所)
0x0-xxxx-xxxx(電話番号)
xxxxx@xxx.com(メールアドレス)
————————————————

【面接の候補日を提案された場合のポイント】

日程調整してくれたことに対する感謝を述べる
問題があれば日時を再調整する必要があるので、なるべく早く返信する

例文:こちらから候補日を提案する場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
〇〇と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
以下、私の面接希望日時を記載させていただきます。

①〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時
②〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時
③〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時

上記日程であればお伺いできますので、ご調整いただけますと幸いです。
もしご調整が難しければ、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
————————————————
署名
————————————————

【こちらから候補日を提案する場合のポイント】

できる限り多く日程候補を送る(3つ以上が目安)
必要に応じて再調整する姿勢も示す

例文:日程変更を依頼する場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
〇〇と申します。

〇月〇日(〇)〇〇時よりお約束しておりました面接日程を、
諸事情により変更したくご連絡いたしました。
急なご連絡となり、大変申し訳ございません。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。

誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、
以下の日程の中で、再調整していただけないでしょうか。

①〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時
②〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時
③〇月〇日(〇)〇〇時~〇〇時

後ほど、再度お電話をさせていただきます。

ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
————————————————
署名
————————————————

【日程変更を依頼する場合のポイント】

基本は電話で依頼をする(不在の場合にメールで連絡する)
諸事情の詳細は記載しない
日程候補を複数提示する

種類:面接のキャンセル・遅刻

続いて、面接のキャンセル・遅刻を伝える場合の例文をご紹介します。

例文:面接のキャンセルを伝える場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
本日〇月〇日(〇)〇〇時より、面接のお時間をいただいております〇〇と申します。

大変恐縮ですが、〇〇〇のために本日の面接に伺うことが難しくなりました。
急なご連絡となり、誠に申し訳ございません。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。

大変お手数をおかけいたしますが、
日程の再調整が可能でしたら、改めてご相談させていただきたく存じます。

後ほど、再度お電話をさせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
————————————————
署名
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【面接のキャンセルを伝える場合のポイント】

基本は電話で連絡する
キャンセルの理由を伝える
謝罪する
再調整が可能か質問する

例文:面接の遅刻を伝える場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
本日〇月〇日(〇)〇〇時より、面接のお時間をいただいております〇〇と申します。

誠に申し訳ございませんが、
〇〇〇のために、〇〇分ほど面接に遅れそうな状況です。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、
取り急ぎメールにてご連絡させていただきました。

大変恐縮ですが、このままお伺いして面接をしていただくことは可能でしょうか。
もしくは面接日程を再調整していただけないでしょうか。

面接日程を調整いただいたにも関わらず、このような事態となり大変申し訳ございません。

後ほど、再度お電話をさせていただきます。
何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
————————————————
署名
————————————————

【面接の遅刻を伝える場合のポイント】

基本は電話で連絡する
遅刻の理由を誠実に伝える
遅刻時間の目安を伝える
謝罪する
面接に向かうべきか、再調整してもらえるかを質問する

種類:内定辞退

続いて、内定辞退を伝える場合の例文をご紹介します。

例文:内定辞退を伝える場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました〇〇と申します。

先ほどお電話させていただきましたが、
ご多用のようでしたので、メールにて失礼いたします。

光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、
検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考に際してお時間を頂戴したのにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

最後になりますが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
————————————————
署名
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【 内定辞退を伝える場合のポイント】

基本は電話で連絡する
辞退の理由は詳細に説明しない
選考で時間をいただいたことに感謝を伝える

種類:内定承諾

続いて、内定承諾を伝える場合の例文をご紹介します。

例文:内定承諾を伝える場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
〇〇と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひとも、お受けさせていただきたく思います。

内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。
いち早く貴社の戦力として活躍できるよう、努力して参ります。

今後もご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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署名
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【内定承諾を伝える場合のポイント】

内定のお礼を伝える
内定辞退を心配されるので、できる限り早く返信する
労働条件など気になることがあれば、内定承諾前に確認する

種類:面接後のお礼

最後に、面接後のお礼を伝える場合の例文をご紹介します。

例文:面接後のお礼を伝える場合

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
本日〇月〇日(〇)〇〇時より面接していただきました〇〇と申します。

本日はご多忙の中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様のお話を伺う中で貴社の〇〇に興味を持ち、貴社で働きたい思いがより一層強くなりました。

まずは面接のお礼を申し上げたく、ご連絡させていただきました。
最後になりますが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
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署名
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【 面接後のお礼を伝える場合のポイント】

面接の時間をいただいたことに感謝を伝える
面接時に得た情報を盛り込み、志望度の高さをアピールする
遅刻やキャンセルなどをした場合は、再度謝罪をする

まとめ:例文を参考にして好印象なメールを作成しよう

今回はシチュエーション別に、面接関連メールの例文と作成のポイントをご紹介しました。
面接関連のメールは、あなたの印象を左右する重要なものです。

今回紹介したメール作成のポイントを意識して、担当者に好印象を与えるメールを作成してみてください。

専属ライターO
専属ライターO
【この記事の制作者】

日本交通グループに1年勤務、DSP(ディスパッチャー日本交通タクシー乗り場の管理)・新卒採用担当(新卒採用での説明会)の業務を行っていました。業界の実務経験を経た説得力ある記事作りに定評があります。

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